Sikker kommunikation er vigtigere end nogensinde. Virksomheder sender hver dag kontrakter, personoplysninger, økonomiske dokumenter og andre fortrolige oplysninger digitalt. Alligevel oplever mange medarbejdere, kunder og samarbejdspartnere, at processen er besværlig. Når sikkerhed bliver for kompliceret, opstår der en risiko for, at mennesker vælger hurtigere, men mindre sikre løsninger.
Målet med sikker kommunikation bør være enkelt. Følsomme oplysninger skal beskyttes uden at gøre hverdagen besværlig for dem, der skal sende eller modtage informationen. Hos Permido er filosofien, at høj sikkerhed og en god brugeroplevelse skal gå hånd i hånd.
Når sikkerhed bliver en udfordring
Mange organisationer investerer i stærke sikkerhedsløsninger, men glemmer ofte den vigtigste faktor, nemlig brugeren. En løsning kan være teknisk avanceret, men hvis den er vanskelig at anvende, bliver den sjældent brugt korrekt.
Det betyder, at medarbejdere begynder at finde deres egne genveje. Disse genveje er ofte langt mindre sikre end den løsning, virksomheden oprindeligt havde valgt.
ZIP-filer med adgangskode
Et klassisk eksempel er ZIP-filer. En medarbejder pakker dokumenterne i en adgangskodebeskyttet ZIP-fil og sender den via e-mail. Derefter sendes adgangskoden i en separat e-mail eller via SMS.
På papiret virker metoden sikker. I praksis skaber den flere problemer.
- Modtageren skal hente ZIP-filen.
- Filen skal pakkes ud.
- Adgangskoden skal findes.
- Hvis adgangskoden er sendt forkert, skal afsenderen kontaktes igen.
Hele processen tager tid og skaber frustration. Jo flere trin der er, desto større er sandsynligheden for fejl.
Separate adgangskoder giver unødvendig kompleksitet
Mange virksomheder sender adgangskoder i en anden kanal for at øge sikkerheden. Selvom tanken er god, bliver oplevelsen ofte besværlig.
Forestil dig en kunde, der modtager en e-mail med dokumenter, en SMS med adgangskoden og måske endnu en besked med instruktioner. Hvis én af delene mangler, kan dokumenterne ikke åbnes.
Resultatet er flere supporthenvendelser og en dårligere brugeroplevelse.
Usikre links bliver en fristelse
Når sikre løsninger opleves som besværlige, vælger nogle medarbejdere i stedet hurtige løsninger.
Det kan være deling via almindelige links, filer uden adgangskontrol eller dokumenter sendt uden tilstrækkelig beskyttelse.
Problemet er ikke nødvendigvis manglende fokus på sikkerhed. Problemet er, at mennesker ofte vælger den letteste løsning, når de har travlt.
Derfor skal sikkerhed være let at bruge. Ellers bliver den ofte omgået.
Portaler med flere logins
Et andet kendt problem er portaler, hvor modtageren først skal oprette en konto.
Derefter skal der oprettes en adgangskode.
Herefter skal e-mailen bekræftes.
Til sidst skal der logges ind igen for at hente dokumentet.
For en medarbejder, der gør dette hver dag, kan processen måske accepteres. For en kunde eller samarbejdspartner, der kun modtager ét dokument, opleves det ofte som unødvendigt besværligt.
Mange opgiver undervejs eller kontakter afsenderen for hjælp.
Når sikkerhed kræver en brugervejledning
En god sikkerhedsløsning bør være intuitiv.
Hvis medarbejdere skal læse lange vejledninger for at sende et dokument sikkert, eller hvis modtagere skal have detaljerede instruktioner for at åbne en fil, er løsningen sandsynligvis mere kompliceret end nødvendigt.
Det øger risikoen for fejl.
Det øger behovet for support.
Og vigtigst af alt øger det sandsynligheden for, at brugerne finder alternative metoder.
Derfor siger man ofte:
Hvis sikkerhed kræver en brugervejledning, er der en stor sandsynlighed for, at folk finder en genvej.
Brugervenlighed er en del af sikkerheden
Mange forbinder sikkerhed med kryptering, autentificering og adgangskontrol. Disse elementer er naturligvis vigtige.
Men brugervenlighed er også en afgørende del af sikkerheden.
En løsning, som medarbejdere og kunder faktisk ønsker at bruge, reducerer risikoen for menneskelige fejl.
Når det er nemt at gøre det rigtige, bliver det også det naturlige valg.
Permido gør sikker kommunikation enklere
Hos Permido er målet at gøre sikker kommunikation enkel uden at gå på kompromis med beskyttelsen af følsomme oplysninger.
I stedet for komplekse arbejdsgange med ZIP-filer, separate adgangskoder, usikre links eller portaler med mange logins er fokus på en løsning, der gør processen mere overskuelig for både afsender og modtager.
Det betyder mindre administration, færre supporthenvendelser og en bedre oplevelse for alle involverede.
Når sikker deling bliver en naturlig del af arbejdsdagen, bliver det også lettere at sikre, at virksomhedens data håndteres korrekt.
En enklere hverdag skaber bedre sikkerhed
Digital sikkerhed handler ikke kun om teknologi. Den handler også om mennesker.
Jo lettere en løsning er at anvende, desto større er sandsynligheden for, at den bliver brugt korrekt hver eneste gang.
Virksomheder behøver ikke vælge mellem høj sikkerhed og en god brugeroplevelse. De to ting bør understøtte hinanden.
Med en løsning som Permido kan organisationer gøre sikker kommunikation til en enkel del af hverdagen, så medarbejdere, kunder og samarbejdspartnere kan dele følsomme oplysninger sikkert uden unødig kompleksitet.
Konklusion
Sikker kommunikation bør beskytte information uden at skabe frustration. ZIP-filer, separate adgangskoder, usikre links og portaler med mange logins kan gøre en simpel opgave unødigt kompliceret.
Når mennesker møder for mange barrierer, finder de ofte deres egne løsninger. Derfor er brugervenlighed ikke blot en fordel, men en vigtig del af en stærk sikkerhedsstrategi.
Permido er udviklet med netop denne tanke. At gøre sikker kommunikation enkel, effektiv og tilgængelig, så virksomheder kan beskytte følsomme oplysninger uden at gøre processen besværlig for dem, der skal bruge løsningen.
Referencer
- European Union Agency for Cybersecurity (ENISA). Guidelines on Usable Cybersecurity. https://www.enisa.europa.eu
- National Institute of Standards and Technology (NIST). Digital Identity Guidelines (SP 800-63). https://pages.nist.gov/800-63-3/
- IBM. Cost of a Data Breach Report. https://www.ibm.com/reports/data-breach
- Cybersecurity and Infrastructure Security Agency (CISA). Secure by Design. https://www.cisa.gov/securebydesign
