Sikker e-mailkommunikation handler ikke kun om at beskytte de oplysninger, der bliver sendt ud af virksomheden. Det handler også om at sikre, at medarbejderne tør og kan sende nødvendige oplysninger uden unødig tøven. Når sikker kommunikation bliver for besværlig, kan medarbejdere i stedet vælge at ringe, udskyde en sag eller bruge andre platforme. Derfor bør sikkerhed være en naturlig del af den eksisterende arbejdsgang, ikke en barriere for effektiv kommunikation.

Hvad med de oplysninger, medarbejderen vælger ikke at sende?

Hvis medarbejdere bliver usikre på, hvordan de skal sende følsomme oplysninger sikkert, kan sikkerheden i sig selv blive en barriere for kommunikationen. En kundehenvendelse kan blive forsinket. En medarbejder kan vælge at ringe i stedet for at sende en e-mail. Oplysninger kan blive sendt senere, eller der kan blive oprettet manuelle processer, som gør arbejdet mere besværligt.

Derfor handler god e-mailsikkerhed ikke kun om at beskytte de oplysninger, der forlader virksomheden. Det handler også om at gøre det trygt og enkelt for medarbejderne at kommunikere, når de har brug for det.

Når sikkerhed skaber tøven

Forestil dig en medarbejder, der modtager en forespørgsel fra en kunde. Kunden har brug for dokumentation, oplysninger om en sag eller andre fortrolige informationer.

Medarbejderen ved, at oplysningerne ikke bør sendes som en almindelig e-mail. Men hvad gør medarbejderen så?

Måske bliver e-mailen liggende som en kladde.

Måske bliver kunden ringet op.

Måske bliver informationen sendt gennem en anden platform.

Eller måske bliver opgaven udskudt, fordi medarbejderen først skal finde ud af, hvordan oplysningerne kan sendes sikkert.

Ingen af disse løsninger er nødvendigvis forkerte. Problemet opstår, hvis medarbejderne gentagne gange oplever, at sikker kommunikation kræver ekstra tid, ekstra systemer eller ekstra beslutninger.

I en travl arbejdsdag vil mennesker naturligt forsøge at finde den letteste vej videre. Derfor skal sikkerhed ikke kun være stærk. Den skal også være praktisk.

Sikkerhed skal passe ind i arbejdsgangen

En virksomhed kan have omfattende sikkerhedspolitikker og klare retningslinjer. Men hvis medarbejderne skal forlade deres normale arbejdsgang for at følge dem, kan der opstå unødvendig friktion.

Det kan eksempelvis være nødvendigt at åbne en separat platform, uploade dokumenter, kopiere oplysninger eller huske forskellige procedurer, før en sikker besked kan sendes.

Jo flere trin der er, desto større er risikoen for, at kommunikationen bliver forsinket eller håndteret på en anden måde.

En mere effektiv tilgang er at integrere sikkerheden i de værktøjer, medarbejderne allerede bruger.

E-mail er stadig en central del af virksomheders daglige kommunikation. Derfor giver det mening, at sikkerheden bliver en naturlig del af denne arbejdsgang frem for at kræve, at medarbejderne konstant skifter mellem forskellige systemer.

Microsoft-miljøer er allerede en del af hverdagen

For mange virksomheder foregår en stor del af den daglige kommunikation i Microsoft-miljøer. Medarbejderne arbejder i Outlook, Microsoft 365 og andre velkendte værktøjer, hvor e-mail er en integreret del af arbejdsdagen.

Det betyder, at sikker kommunikation helst ikke bør kræve, at medarbejderen ændrer sin måde at arbejde på.

Permido er udviklet med netop denne tilgang. Løsningen arbejder inden for den eksisterende e-mailarbejdsgang og kan integreres med Microsoft-miljøer, så sikkerheden bliver en del af den måde, medarbejderne allerede kommunikerer på.

Det betyder, at medarbejderen ikke nødvendigvis skal tænke:

“Hvilket system skal jeg bruge for at sende dette sikkert?”

I stedet kan sikker kommunikation blive en naturlig del af den eksisterende proces.

Når sikkerhed fjerner friktion

Den bedste sikkerhed er ikke nødvendigvis den løsning, der giver medarbejderen flest muligheder og flest trin.

Det kan være den løsning, som gør det nemmere at gøre det rigtige.

Hvis en medarbejder ved, at fortrolige oplysninger kan sendes sikkert gennem den eksisterende e-mailarbejdsgang, bliver der mindre behov for at stoppe op og finde alternative løsninger.

Det kan gøre en forskel for både medarbejdere og kunder.

En kunde får hurtigere svar.

En sag kan behandles uden unødvendige forsinkelser.

Medarbejderen kan fortsætte sin normale arbejdsgang.

Og virksomheden får en mere ensartet tilgang til sikker kommunikation.

Kommunikation og sikkerhed bør arbejde sammen

Sikkerhed bør ikke stå i modsætning til effektiv kommunikation.

Tværtimod bør de understøtte hinanden.

Når sikkerheden er vanskelig at bruge, kan medarbejderne opleve den som en ekstra opgave. Når sikkerheden er integreret i den eksisterende arbejdsgang, bliver den i højere grad en naturlig del af arbejdet.

Det handler derfor ikke kun om spørgsmålet:

“Hvordan beskytter vi den information, vi sender?”

Det er også værd at spørge:

“Hvordan sikrer vi, at vores medarbejdere ikke undgår nødvendig kommunikation, fordi de er usikre på sikkerheden?”

For den e-mail, der aldrig bliver sendt, kan også have en konsekvens.

Den kan betyde længere svartider, flere manuelle processer og en dårligere oplevelse for både medarbejdere og kunder.

Sikker kommunikation skal føles som almindelig kommunikation

Virksomheder har brug for sikkerhed, men de har også brug for fremdrift.

Derfor bør sikker kommunikation være så enkel som muligt. Medarbejderne skal kunne arbejde effektivt uden konstant at skulle overveje, om den næste besked kræver en helt anden proces.

Det er en vigtig del af Permidos tilgang.

Ved at arbejde inden for den eksisterende e-mailarbejdsgang og Microsoft-miljøer kan Permido være med til at gøre sikker kommunikation til en naturlig del af hverdagen frem for en proces, medarbejderne skal arbejde udenom.

Sikkerhed skal beskytte kommunikationen, ikke forhindre den.

Så måske er det tid til at stille et andet spørgsmål om virksomhedens e-mailsikkerhed:Hjælper jeres sikkerhed medarbejderne med at kommunikere, eller får den dem til at tøve?