Følsomme oplysninger i e-mails er en del af hverdagen i næsten alle virksomheder. Hver dag sender og modtager medarbejdere e-mails med kundeoplysninger, kontrakter, medarbejderdata, økonomiske dokumenter, juridiske oplysninger og fortrolige filer. Det kan virke som almindelig kommunikation, men over tid kan disse e-mails udgøre en betydelig mængde af virksomhedens vigtigste information.

E-mail er blevet en central del af den måde, virksomheder arbejder på. Medarbejdere bruger e-mail til at kommunikere internt, holde kontakt med kunder, samarbejde med leverandører, dele dokumenter og håndtere forskellige administrative opgaver. Det betyder samtidig, at store mængder information bliver gemt i virksomhedens e-mails og vedhæftede filer.

Hvorfor findes der så mange følsomme oplysninger i e-mails?

Følsomme oplysninger bliver ofte gemt i e-mails som en naturlig del af virksomhedens daglige arbejde. Det behøver ikke være resultatet af en fejl eller en bevidst beslutning om at opbevare information et bestemt sted.

En kunde kan sende personlige oplysninger til en medarbejder. En leverandør kan sende en kontrakt som en vedhæftet fil. HR kan modtage dokumenter om en medarbejder. Økonomiafdelingen kan modtage fakturaer og finansielle oplysninger. Ledelsen kan dele interne dokumenter eller fortrolige oplysninger med andre medarbejdere.

Når disse e-mails bliver liggende i mailkonti over længere tid, opstår der gradvist en stor mængde information.

Det betyder, at en almindelig virksomheds e-mails kan indeholde langt mere værdifuld og følsom information, end man umiddelbart skulle tro.

Udfordringen er ikke kun mængden af data

Det kan være nemt at forstå, at en virksomhed har mange e-mails. Den større udfordring er at vide, hvad e-mailsene faktisk indeholder.

Når en organisation har tusindvis eller millioner af e-mails, kan det være svært at skabe et samlet overblik manuelt. Det bliver endnu vanskeligere, når informationen ligger spredt på tværs af forskellige medarbejdere, afdelinger og mailkonti.

Virksomheden kan derfor have svært ved at besvare spørgsmål som:

• Hvilke e-mails indeholder følsomme kundeoplysninger?
• Hvor findes fortrolige dokumenter?
• Hvilke vedhæftede filer indeholder personlige oplysninger?
• Hvor findes forretningskritisk information?
• Hvor meget følsom information er gemt i virksomhedens e-mails?
• Hvem har adgang til de forskellige oplysninger?

Uden et klart overblik kan det være svært at vide, hvilke oplysninger virksomheden faktisk har, og hvor de befinder sig.

Følsomme oplysninger i e-mails kræver overblik

Når virksomheder arbejder med store mængder information, er synlighed et vigtigt første skridt.

Det handler ikke nødvendigvis om at gennemgå hver enkelt e-mail manuelt. Det handler om at kunne identificere og klassificere information, så virksomheden kan forstå, hvad der findes i dens datamiljø.

Klassificering kan gøre det lettere at skelne mellem almindelig information og information, der kræver større opmærksomhed. Det kan for eksempel være kundeoplysninger, persondata, kontrakter, juridiske dokumenter eller andre typer fortroligt materiale.

Når informationen bliver klassificeret, bliver det samtidig lettere at skabe et struktureret overblik over virksomhedens data.

E-mails er også en del af virksomhedens datamiljø

E-mail bliver ofte betragtet som et kommunikationsværktøj. Men i praksis fungerer e-mail også som et sted, hvor virksomhedsdata bliver oprettet, modtaget, delt og opbevaret.

En e-mail kan indeholde en kort besked, mens den vedhæftede fil kan indeholde et helt års arbejde. En enkelt samtale kan indeholde kundeinformation, interne beslutninger eller dokumenter, som virksomheden er forpligtet til at håndtere korrekt.

Derfor bør e-mail ikke betragtes isoleret fra virksomhedens øvrige data.

Når virksomheder arbejder med deres samlede informationsmiljø, bør e-mails og vedhæftede filer også indgå i det samlede overblik.

Hvordan kan Permido hjælpe?

Permido hjælper virksomheder med at klassificere e-mails og filer, så det bliver lettere at identificere følsomme og forretningskritiske oplysninger.

I stedet for udelukkende at se på e-mails som kommunikation kan virksomheder få et bedre indblik i den information, der faktisk befinder sig i deres e-mails og filer.

Klassificering gør det muligt at skabe struktur omkring informationen og få et tydeligere billede af, hvor følsomme oplysninger er placeret.

Det kan være særligt værdifuldt for virksomheder, hvor medarbejdere dagligt håndterer store mængder kunde-, medarbejder- og virksomhedsdata.

Målet er ikke at gøre den daglige brug af e-mail mere kompliceret. Målet er at give virksomheden bedre indsigt i de data, der allerede findes.

Fra opbevaring til forståelse

Mange virksomheder er gode til at opbevare information. Den større udfordring kan være at forstå, hvilken information de faktisk har, hvor den befinder sig, og hvilken betydning den har.

Når følsomme oplysninger ligger spredt på tværs af e-mails og filer, kan manglende overblik gøre datahåndtering mere vanskelig.

Ved at klassificere information bliver det lettere at skabe struktur og få indsigt i virksomhedens samlede datamiljø.

Det giver virksomheder mulighed for at arbejde mere systematisk med deres information i stedet for blot at lade data samle sig over tid.

Hvor meget information ligger der egentlig i dine e-mails?

E-mails er blevet en så naturlig del af arbejdsdagen, at det er let at overse, hvor meget vigtig information de kan indeholde.

Kontrakter, kundeoplysninger, medarbejderdata, økonomiske dokumenter og fortrolige filer kan alle være gemt blandt almindelige beskeder og vedhæftninger.

Derfor er det relevant for virksomheder at stille et simpelt spørgsmål:

Hvor meget følsom information ligger der egentlig i dine e-mails?

Det første skridt mod bedre datastyring er at få overblik over, hvilke oplysninger virksomheden har, og hvor de befinder sig.

Permido hjælper virksomheder med at klassificere e-mails og filer, så følsomme og forretningskritiske oplysninger bliver lettere at identificere og forstå.